鸿胪寺此次派来迎接两国特使的是司宾署署丞方用之，官阶为从六品上。
在与林海生交接过之后，方用之按照既定的程序，在自己下榻的客栈中会见了范布隆霍斯特、埃特罗和巴列维特三人，林海生也受邀参加了这次会见。
鸿胪寺是掌管朝会、筵席、祭祀赞相礼仪的机构，正四品衙门。
设卿一人，左、右少卿各一人。下设主簿厅，主簿一人，典收发文移。
其属，司仪、司宾二署，各署丞一人，呜赞四人，序班五十人。司仪署典陈设、引奏。司宾署典少数民族及外国朝贡使臣。呜赞典赞礼仪。序班典侍班、齐班、纠仪及传赞。
年近四旬的方用之于崇祯七年中试，在礼部观政一年后，因为在朝中没有门路，所以在选官时被打发到了鸿胪寺，一待就是三年多。
由于这几年大明整体处于内忧外患时期，导致比如暹罗、真腊、占城、三佛齐、渤泥、满次加等视大明为宗主国的小国每年的朝贡也是断断续续，鸿胪寺接待外宾的数量也是大幅下降。
但随着局势的逐渐转好，得到消息的这些小国也开始恢复了每年正常派使朝觐的事物，尤其是崇祯十一年上半年，鸿胪寺接待的外宾明显增多不少，户部下拨供接待所用的银钱也是成倍增加，这让鸿胪寺内部，尤其是司宾署上下都是干劲满满。
朱由检在接到福建巡抚与郑芝龙的联名奏报后，遂遣人告知礼部以及鸿胪寺，要求他们到时候做好接待工作，在了解对方的来意后再视情况派出高官参与谈判。
在得知西夷特使已经抵达天津卫后，礼部尚书邹维琏遂安排司宾署相关人等赶了过来。
与林海生待人冷淡生硬不同的是，习惯了与外来宾客打交道的方用之给人一种如沐春风的感觉，说话时脸上总是带着真诚的笑意，让人感觉非常的亲切，仅此一点，便让巴列维特等人感到非常满意。
“诸位使节不远万里，从极西之地远涉重洋来到大明觐见我皇明圣上，一路上可谓是辛劳之际。有朋自远方来、不亦说乎，本官仅代表我大明皇帝陛下以及大明朝廷，对诸位到来表示欢迎。诸位有何正当需求皆可提出，我大明朝廷自会视情况给诸位一个合理满意之答复！
今晚酉时，鸿胪寺将于此处客栈二楼设宴，给诸位远道而来之宾朋接风洗尘，到时本官自会安排随员去往贵使下榻之处予以引导，还望诸位拨冗光临为盼！”
在双方互相介绍过后，风度极佳的方用之坐在主位上，一边举目环顾，一边含笑开口道，这种与倾听者目光接触的举动，更容易引起对方的好感和重视。
由于司宾署多年来从未接待过西洋宾客，所以也没有相应的通事，黄姓通事很荣幸的被留下来作为现场翻译，这让从未接触过京城大官的他也是激动不已，在翻译方用之的话语时也是句句到位，把大明对待外宾的热情和诚意充分展现了出来。